Wie zijn wij?

Clinfidence is gespecialiseerd in data management en pharmacovigilance met betrekking tot klinisch onderzoek. Hierin treedt Clinfidence bijna altijd op als een verwerker van persoonsgegevens. Clinfidence legt graag uit wat wij met persoonsgegevens doen. Dit kunt u lezen in onderstaande privacyverklaring. Mocht u vragen hebben, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. U doet dit door uw vraag te sturen naar dpo@clinfidence.com.

Clinfidence is gevestigd op Platanenlaan 10, 5248 AH Rosmalen, Nederland. Clinfidence is geregistreerd bij de kamer van koophandel onder nummer 66486416.

Hoe verzamelt Clinfidence persoonsgegevens?

Clinfidence verwerkt in opdracht van haar klanten (persoons)gegevens met betrekking tot klinisch onderzoek. Dit betekent dat er in de meeste gevallen informatie wordt verwerkt met betrekking tot de werking van medicijnen en andere medische producten. Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is Clinfidence een verwerker van genetische, biometrische en gegevens met betrekking tot gezondheid.

Ook als u onze website bezoekt, informatie aanvraagt, telefonisch contact met ons opneemt en/of u bij ons aanmeldt, of een andere dienst aanvraagt, dan registreren wij persoonsgegevens over u. Wij zijn zorgvuldig met de verwerking en beveiliging van uw persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet. In deze privacyverklaring leest u hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Deze verklaring is alleen van toepassing op de platformen die eigendom zijn van Clinfidence.

Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Elk gegeven waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd is een persoonsgegeven. Het kan gaan om bijvoorbeeld uw naam, contactgegevens en elk ander gegeven dat aan u gekoppeld is of kan worden, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, locatiegegevens, inlogcodes, gezondheidsgegevens, bankgegevens, etc.

Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens verstaan.

Wie is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Clinfidence is in de meeste gevallen verwerker voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat Clinfidence niet de doeleinden en de middelen voor de verwerking bepaalt, maar persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere partij, de verwerkingsverantwoordelijke. Clinfidence staat als verwerker altijd voor de correcte naleving van wet en regelgeving. U kunt daarom altijd contact met ons opnemen als u vragen heeft. Wij sturen uw verzoek(en) dan door naar de verwerkingsverantwoordelijke.

Welke persoonsgegevens kunnen wij van u verzamelen?

De volgende gegevens kunnen door Clinfidence worden verzameld:

• Persoonlijke gegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer);
• Bedrijfsgegevens (adres, KVK-nummer, btw-nummer, bankgegevens);
• Uw surfgedrag op de website;
• Persoonsgegevens die u verstrekt door middel van communicatie aan ons;
• IP-adres.

Waarom gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Clinfidence verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Wij verwerken alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens. De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door Clinfidence:

• om onderzoek te doen naar gebruik van medicijnen en andere medische producten
• om onderzoek te doen naar de werking van medicijnen en andere medische producten
• om gegevens inzichtelijk te maken, te valideren, te ordenen, herstructureren of te verrijken in het kader van wetenschappelijk onderzoek.
• om contact met u te kunnen opnemen;
• om u informatie te sturen;
• voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• informeren en adviseren;
• voor het doen van aanbiedingen;
• voor het uitvoeren van onderzoeken;
• voor het afhandelen van klachten en complimenten;
• om belangenbehartiging te kunnen uitvoeren.
• om u support te kunnen bieden.

Waarom mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?

Volgens de relevante wetgeving, in het bijzonder de AVG, mag Clinfidence alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. Clinfidence maakt gebruik van de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

• na verkregen toestemming van degene van wie wij persoonsgegevens verwerken;
• in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst;
• om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
• in verband met de gerechtvaardigde belangen van Clinfidence, waarbij Clinfidence erop let dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Clinfidence bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist.

• Telefonisch
• E-mail
• Contactformulier op de website
• Via onderzoeksresultaten in databases
• Via klanten van Clinfidence die gegevens met ons delen

Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?

Voor het beheer van onze platformen maken wij gebruik van derden. Het kan voorkomen dat deze derden toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Als dat het geval is, nemen wij passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor de beoogde doeleinden worden gebruikt. Uw persoonsgegevens worden in geen geval door Clinfidence aan derden verkocht.

1. Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen Clinfidence

Clinfidence kan uw (persoons)gegevens uitwisselen tussen de diverse medewerkers binnen de organisatie, voor zover dit noodzakelijk is gelet op het doel van de gegevensverwerking. 

2. Het doorgeven en ontvangen van gegevens buiten Clinfidence

Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens moeten delen met andere organisaties. Voor zover er geen sprake is van uw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Clinfidence of wanneer Clinfidence hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

3. Geen commercieel gebruik

Clinfidence zal uw persoonsgegevens zonder uw toestemming niet verkopen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden.

4. Gegevensverstrekking buiten de EER

Wij zorgen ervoor dat onze derde partijen uw gegevens niet zomaar buiten de Europese Unie verwerken. Mocht dit wel het geval zijn, dan hebben wij met deze verwerker een overeenkomst afgesloten waarin het beschermingsniveau van de AVG wordt geborgd. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit of indien dit wettelijk verplicht of toegestaan is, als u ons daar toestemming voor heeft gegeven of als wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.

Beveiliging

Clinfidence heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om u persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Clinfidence heeft een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en met inachtneming daarvan fysieke, organisatorische en elektronische maatregelen getroffen. Uw gegevens worden via beveiligde verbindingen verzonden over het internet. We leggen derden die worden ingeschakeld bij het beheer en de ontwikkeling van de platformen contractueel de verplichting op om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

Inzage, verwijderen en wijzigen: wat zijn uw privacy rechten?

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens van u Clinfidence heeft en wat Clinfidence daarmee doet;
• Inzage, en een kopie van de precieze persoonsgegevens die we van u hebben;
• Het overdragen van uw persoonsgegevens naar een andere organisatie;
• Het laten corrigeren van fouten met betrekking tot uw persoonsgegevens;
• Het laten verwijderen van uw persoonsgegevens;
• Intrekken van uw toestemming;
• Verwerking met betrekking tot uw persoonsgegevens laten beperken;
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van uw persoonsgegevens;
• Op de hoogte worden gesteld als persoonsgegevens worden aangepast, verwijderd, of beperkt.

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens berust op toestemming, dan kun u deze te allen tijde intrekken. U kunt voor uw verzoek gebruik maken van de contactgegevens van onze functionaris gegevensverwerking welke in deze privacyverklaring zijn opgenomen.

Om u te kunnen identificeren vragen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs, rijbewijs of paspoort. U moet dan wel bepaalde dingen maskeren zoals het BSN, handtekening, foto en documentnummer.

Tevens moet u op het document de datum zetten waarop u uw kopie legitimatiebewijs aan ons verstrekt, en de naam van ons bedrijf. U kunt dit gemakkelijk doen via de KopieID app van Rijksoverheid. Bij een verzoek ontvangt u normaliter binnen 30 dagen antwoord.

Mocht de procedure langer duren, dan kan deze eenmalig worden verlengd naar 60 dagen. U ontvangt hiervan dan binnen 30 dagen een bericht.

Geautomatiseerde individuele besluitvorming

Clinfidence maakt geen gebruikt van geautomatiseerde individuele besluitvorming.

Klachten

Indien u een vraag of klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming. Dit kan via het emailadres: dpo@clinfidence.com

Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze pagina: Klacht indienen AP

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig de Privacyverklaring voor de laatste versie van ons privacy beleid.

Vragen?

Als u nog vragen hebt over ons privacy beleid, neem dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming via dpo@clinfidence.com.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 05 November 2019.